Data Entry, Apa dan Kenapa dibutuhkan

Data entry adalah salah satu profesi yang cukup populer di Indonesia. Namun, tahukah kalian seperti apa pekerjaannya? Apa saja tanggung jawabnya?

Menurut mereka, profesi data entry meliputi banyak pekerjaan mulai dari pemrosesan data elektronik, pengetikan, pengolah kata, dan transkrip.

Sementara itu, ada yang berpendapat bahwa data entry adalah jenis pekerjaan klerikal yang melibatkan penggunaan berbagai proses seperti mengetik dan merekam suara lalu memasukkan datanya ke komputer.

Biasanya seseorang yang berperan sebagai data entry bekerja di industri seperti ritel, transportasi, keuangan, dan layanan kesehatan.

Akan tetapi, sebagian besar perusahaan sebenarnya memerlukan seorang data entry karena dianggap memiliki tugas dasar untuk menjalankan fungsi kantor sehari-hari.

Dari keterangan di atas, bisa disimpulkan bahwa data entry adalah pekerjaan untuk memasukkan data yang diperoleh dari berbagai sumber ke sistem komputer milik perusahaan.

Setiap data yang dimasukkan tersebut biasanya mendetail dan bahkan ada pula yang sifatnya rahasia.

Itulah mengapa untuk menjadi seorang data entry harus memiliki integritas yang tinggi dan dapat dipercaya.

Beberapa tanggung jawab pekerjaan data entry adalah sebagai berikut.

• Mempersiapkan dan menyortir dokumen sebelum datanya dimasukkan ke dalam komputer.
• Memasukkan data ke dalam database milik perusahaan.
• Memeriksa dan memastikan keakuratan data yang sudah dimasukkan ke dalam database.
• Menyelesaikan perbedaan informasi dan data yang tidak lengkap.
• Membuat data cadangan yang menjadi bagian dari rencana kontingensi.
• Menanggapi permintaan informasi dari anggota yang berwenang.
• Menguji sistem database baru dan pembaruan dari perangkat lunak.
• Mengelola dokumen dan catatan dengan baik.
• Menyiapkan laporan yang relevan sesuai dengan kebutuhan.
• Menerima dan memproses invoice untuk pembayaran dan memperbarui rincian invoice.
• Mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan saat memasukkan data menggunakan metode kontrol kualitas yang sesuai.

Selain beberapa tanggung jawab seperti di atas, data entry adalah profesi yang memiliki beberapa tugas lain tergantung dari kebijakan perusahaan.

Misalnya, mereka juga melakukan tugas seperti memesan bahan persediaan kantor dan mengajukan dokumen.

Terdapat dua jenis dari pekerjaan data entry seperti berikut ini:

1. Remote

Di era kemudahan internet seperti ini membuat profesi data entry bisa dilakukan secara remote.

Memang saat ini sudah cukup banyak pekerjaan freelance data entry yang bisa dijadikan pilihan untuk pekerjaan sampingan.

Menjadi seorang data entry remote juga memiliki beberapa kelebihan, antara lain: 

• Dapat mengerjakan tugas di mana pun.
• Dapat memilih jam kerja sendiri.
• Gaji yang diterima bukanlah tipe upah per jam, melainkan dibayar setelah proyek selesai.
• Memiliki kesempatan mendapatkan lebih banyak penghasilan karena bisa sekaligus bekerja di tempat lain.

Selain itu, saat menjadi data entry yang bekerja remote biasanya tidak perlu memikirkan riwayat pekerjaan yang sudah dilakukan.

Jadi, meskipun sebelumnya kamu belum pernah mencoba menjalani pekerjaan ini, tetap punya kesempatan untuk menjajal profesi tersebut.

Akan tetapi, harus dipastikan memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dari profesi yang satu ini.

2. In-house

Data entry in-house adalah mereka yang bekerja full time di sebuah perusahaan. Ada beberapa kelebihan dari jenis pekerjaan ini, misalnya:

• Mendapatkan lebih banyak penghasilan dari perusahaan.
• Mendapatkan beberapa tunjangan seperti, kesehatan, hingga cuti.
• Bisa memiliki keuntungan atau bonus dari performa kerja yang didasarkan pada keandalan, keakuratan, dan kecepatan kerja.

Bekerja penuh waktu di perusahaan tentunya memiliki beberapa keuntungan lainnya misalnya bisa bekerja dengan tim yang saling mendukung.

Selain itu, karyawan juga bisa mendapatkan banyak tunjangan sesuai kebijakan perusahaan.

Selain itu, berikut ini beberapa skill yang dibutuhkan:

1. Skill menggunakan komputer

Skill pertama yang harus dikuasai data entry adalah mampu menggunakan komputer dengan baik.

Memasukkan dan mengedit data tidak akan mudah dilakukan, jika tidak memiliki keterampilan dalam menggunakan komputer.  

Salah satu program yang perlu dikuasai adalah Microsoft Word untuk memasukkan data berupa teks.

Kemudian, kemampuan penggunaan Microsoft Excel juga sangat diperlukan untuk memasukkan data dalam bentuk angka.

Selain itu, ada waktunya kamu perlu mencetak dan scan dokumen sehingga wajib mengetahui cara menggunakan mesin printer dan scanner.

2. Skill berbahasa yang baik

Memahami suatu data bukanlah hal yang mudah, itulah mengapa skill berbahasa yang baik juga harus dimiliki.

Kemampuan menggunakan Bahasa Indonesia harus benar-benar mumpuni agar lebih mudah untuk membaca, menulis, dan mengoreksi data.

3. Mengetik dengan cepat dan cermat

Mengetik dengan cepat dan cermat adalah salah satu skill yang harus dimiliki oleh data entry.

Tanpa memiliki skill ini bisa dipastikan kamu akan kesulitan untuk memasukkan data dalam waktu yang singkat.

Selain kecepatan, dalam memasukkan data juga perlu kecermatan. Jika tidak teliti, maka besar kemungkinan data yang dimasukkan bisa salah.

4. Skill komunikasi

Salah satu skill yang diperlukan agar bisa sukses di tempat kerja adalah komunikasi. 

Jika kamu bekerja di kantor pasti akan berhubungan dengan atasan dan kolega secara langsung.

Tanpa memiliki skill komunikasi, tentu akan membuatmu kebingungan saat ingin bertanya jika ada masalah dalam pekerjaan.